Økonomirutiner

Økonomistyring

ØKONOMISKE PRINSIPP
Den overordnede økonomistrategi til Gimse IL er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak, dugnader og egenandeler.

BUDSJETT
Gimse IL skal hvert år utarbeide budsjett for kommende år. Kasserer lager et utkast til styret som behandles på styremøte i forkant av årsmøte. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges opp). Budsjettet bør alltid baseres på forsiktighetsprinsippet, dvs. at man tar med kun sikre inntekter og tar høyde for alle kjente utgifter.

REGNSKAP
Regnskapet til Gimse IL skal føres fortløpende og føres av autorisert regnskapfører. Regnskapet skal føres av eksterne. Kasserer skal levere bilag til regnskapsfører en gang pr mnd Regnskapsåret følger kalenderåret.

Kasserer skal legge frem ajourført regnskap minimum hver kvartal for styret. Det er styret i fellesskap som er ansvarlig for det avlagte regnskapet.

Attestasjon av bilag før betaling skal utføres av lagleder. Økonomiansvarlig sender faktura til godkjenning til lagleder for de respektive lag.

 

BANKKONTO
Hvert lag skal ha en egen bankkonto som er registrert på Gimse IL. Denne kontoen skal kun disponeres av kasserer og styrets leder. Kostnader som skal belastes denne kontoen må sendes på epost til okonomi@gimseil.no med dokumentasjon på hva kostnaden gjelder. Alle kostnader skal bokføres i regnskapet til Gimse IL.

Lagledere har innsyn på lagets konto i SMN1 – slik at de selv kan logge seg inn å se på kontoen  Lagleder har ikke tilgang til å gjøre betalinger – har kun innsyn for den enkelte konto.

Det er ikke tillatt med bankkonto som ikke er registrert på Gimse IL.

Alle transaksjoner må gjennomgås og beskrive hva de er. Det må f.eks beskrives som cupavgift, deltakeravgift, kaffesalg, varekjøp etc. Dette slik at regnskapsfører klarer å bokføre transaksjonene.

Det er lagleder sitt ansvar at det er nok penger på lagskontoen når cupavgiften forfaller. Det er ikke økonomiansvarlig i klubben sin oppgave å følge opp dette. Cupavgift med forfall innen en uke må forskuddteres av lagleder for å sikre at den blir betalt innen forfall.

LAGSKASSE/HÅNDKASSE
Hvert lag kan ha en kasse hvor kontantbeholding fra kaffesalg etc fra kamper oppbevares. Denne kassen brukes også til å betale dommere (mange dommere vil ha betaling på konto!) Alle kostnader som tas fra denne kassen skal være dokumentert med bilag. Kontantbeholdningen skal settes inn på lagets konto en til to ganger pr sesong.

REGNINGSBETALING
Klubben sine inngående fakturaer skal attesteres av styreleder før levering til økonomiansvarlig for anvisning og betaling. Dvs. at alle regninger skal signeres av to personer før betaling. Ved refusjoner av kontantutlegg skal det også signeres av to personer før betaling.

Regninger som er merket med et lag/årgang skal sendes til lagleder for dette laget for godkjenning før kasserer foretar betaling.

BILGODTGJØRELSE / REISEREGNING
Trenere, lagledere, styremedlemmer eller andre som får dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for klubben, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før godtgjørelsen utbetales.

INNKREVING
Innkreving skal alltid gjøres til klubbens bankkonti, fortrinnsvis hovedkontoen. (Unntak dersom økonomiansvarlig har gitt beskjed om annen konto til spesielle formål.) Det skal aldri brukes private bankkonti tilhørende styremedlemmer, lagledere mv.